home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d1 / comma.arc / COMMA.DOC next >
Encoding:
Text File  |  1990-08-26  |  1.8 KB  |  53 lines
  1.     This program converts quickly and easily any ASCII file into a comma
  2. delimited file.
  3.  
  4.     The program is used to help move data among software packages,
  5. particularly databases.
  6.  
  7.     It is highly dependant upon the user to first put data into a form in
  8. which it can convert. 
  9.  
  10.     All you need to do to use the program is to arrange your data so that
  11. one field is on each line. For example, a mailing list might look like this:
  12.  
  13. Smith
  14. Joe
  15. 123 Anywhere St.
  16. Major City
  17. ST
  18. 00000
  19.  
  20.     I recommend you do NOT put spaces between records. If you do, you must
  21. tell the program it is a field and you will end up with one extra field in
  22. your database.  Instead, multiple records should look like this:
  23.  
  24. Smith
  25. Joe
  26. 123 Anywhere St.
  27. Major City
  28. ST
  29. 00000
  30. Jones
  31. Mary
  32. 987 Main Rd.
  33. Smalltown
  34. ST
  35. 11111
  36.  
  37.     In the above examples, you have two records, each with six fields --
  38. last name, first name, street, city, state and zip.
  39.     The format is important -- the program will not work correctly without
  40. it. I suggest a good word processor with macro capability to help you get the
  41. data in the proper form.
  42.     When you start the program, it will prompt you for the name of the file
  43. you wish to convert. It will then check to see that the file exists. If it
  44. does, you will be asked what name you wish to give to the new file to be
  45. created. If the name is valid, you will be asked how many fields are in each
  46. record. In the above example, you would answer 6. Once you give this answer,
  47. the program will begin its work.
  48.     As the program reads each line of your ASCII file, it will trim the
  49. leading and trailing spaces from your data, then write it to a delimited file.
  50.     At any of the prompts, ESC will end the program.
  51.     Good luck and I hope this takes as much pain out of data entry for you
  52. as it has for me.
  53.